以前にも書きましたが、重要な内容なのでもう一度注意点を纏めたいと思います。
電子取引とは、例えばメールで請求書や領収書を受領している場合やAmazonでの取引を言います。ＥＤＩ（電子データ交換）取引やインターネットによる取引も含まれます。
電子取引の保存に関する新たな条件
税制改正により「電子取引」の保存については、原則令和４年１月１日以降印刷をして書面保存が認められなくなりました。電子データを一定の要件を満たす方法で保存となります。（ちなみに、令和３年１２月３１日までは紙で出力して保存していれば大丈夫でした。）
電子データについて、検索機能を有するシステムでの管理が必要となりました。
検索の要件は、
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定する事が出来ること。
- 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定する事が出来ること。
- 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定する事が出来ること。
となっています。
なかなか中小企業では、新システム導入が難しい場合があります。
中小企業でも導入出来る事例が国税庁のＨＰにあります。
中小企業でも取り組めるパソコンでの保存方法
一つの例を挙げます。
電子メールにＰＤＦの請求書が添付された場合に、自社のパソコンでの保存方法は以下の通りです。
- 請求書データ（ＰＤＦ）のファイル名に規則性をもって内容表示する。
例えば、2022年10月31日に㈱国税商事から受領した110,000円の請求書であれば、ファイル名を「20221031_㈱国税商事_110,000」とする。 - 「取引の相手先」や「事業年度」等、任意のフォルダに格納して保存する。
- 電子取引データの訂正及び削除防止に関する事務処理規定を作成し、備え付ける。
事務処理規定については、国税庁のＨＰに雛形がありますので、必ず作成してください。
例外的に、基準期間（通常は、2年前）の売上高が1,000万円以下であり、上記のダウンロードの求めに応じる事が出来る様にしている場合には、上記１の設定は不要です。
青色申告の承認が取り消されるケースに注意
普段普通に電子メールに添付していた請求書や領収書、サイトから請求書等をダウンロードする場合には、令和４年１月１日以降は注意が必要です。ちゃんと保存していないと青色申告の承認が取り消されるケースもあるかもしれません。
青色申告の承認が取り消されるケースは、最近国税庁ＨＰで解説がありました。余程の悪意が無い限りは、紙でも認められるケースもあると思います。今後、どう対応するのかを考えなければなりません。
例えば、アマゾンの取引をやめ、請求書を紙で受領する会社（アスクル）と取引をする場合、中小企業では紙での保存の方が、コストが低い場合もあります。
基本的な考え方は、紙で入手した原本は紙で保存、電子データで入手した原本は電子データで保存が原則となります。まだ、対応されていない場合は、そろそろ対応を検討しないといけません。
税制改正で、やむを得ない理由がある場合は、令和５年１２月３１日まで現行通り紙で保存も認められます。
ご注意を！！
それでは。良い一日を！！
